De Ultieme Functioneel Beheerder

Max van den Bos 21-1-2021 10:00
Categorieën: Ontwikkelingen in ICT

Een Functioneel Beheerder is verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van één of meer informatiesystemen. Maar wat houdt dat precies in en wat doet de Functioneel Beheerder nog meer? En bestaat de 'Ultieme Functioneel Beheerder' wel?

Wat is een Functioneel Beheerder?

Een Functioneel Beheerder is werkzaam op het snijvlak van Business en IT en wordt ook wel aangeduid met de term informatiebeheer of informatiemanagement. Als Functioneel Beheerder neem je de verantwoordelijkheid over het beheer van de applicaties binnen een organisatie.

In een eerder artikel hadden we het ook over het 3x3 model wat gebruikt wordt door Functioneel Beheerders. Dit zijn de hoofdprocessen waaruit Functioneel Beheerders vaak werken, namelijk:

  • Gebruiken, beheren en bewaken;
  • Verzamelen, vertalen en bepalen;
  • Realiseren, accepteren en implementeren.

Functioneel Beheer: The Ultimate Guide

Wij bieden je graag de complete informatie aan over de Functioneel Beheerder. De ultieme Functioneel Beheerder is niet altijd eenzelfde persoon met dezelfde eigenschappen. Dit is sterk afhankelijk voor wat jouw organisatie nodig heeft. Daarom hebben wij de ultieme guide geschreven waar we je graag verder meenemen in de werkomgeving van de Functioneel Beheerder, de andere takken van Beheer en hoe je erachter komt wat voor Functioneel Beheerder bij jouw organisatie past.

  1. Wat doe je als Functioneel Beheerder?

Als Functioneel Beheerder ben je de schakel tussen de organisatie en de IT-service binnen de organisatie. Je houdt het draaiende, zorgt dat de processen optimaal ingericht zijn en veranderingen op de juiste manier doorgevoerd worden.

Inrichting van de applicatie

Eén van de eerste zaken die om de hoek komt kijken bij een nieuw softwaresysteem is de inrichting. De Functioneel Beheerder is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en adviseert de proceseigenaar. Je vertaalt de processen naar de applicatie en zorgt voor de optimale opstelling voor de organisatie.

De applicatie beheren en gebruikers ondersteunen

Na het inrichten van de applicatie gaan de werkzaamheden over naar het beheer van de applicatie en de ondersteuning van de gebruikers binnen het applicatielandschap. Als er een wijziging is binnen de infrastructuur van een organisatie, of de functionaliteit van een applicatie wijzigt, dan is het aan de Functioneel Beheerder om dit door te voeren en de processen te optimaliseren. Daarnaast ondersteun je gebruikers om te werken met de applicatie. Denk aan het geven van trainingen, het opleveren van handleidingen en het doorvoeren van verbeterpunten op procesgebied.

Documentatie en administratie binnen het beheerdomein

Handleidingen zijn echter niet de enige documenten waar een Functioneel Beheerder mee te maken heeft. Je ontwikkelt en beheert ook de gebruikersdocumentatie en draagt bij aan de procesdocumentatie. Daarnaast is het goed om een kennisbank te hebben en een documentatie voor de inrichting van het applicatielandschap. Als het administratief goed geordend is, wordt het werk een stuk makkelijker. Daarnaast verlopen zaken als het inwerken van je nieuwe collega’s een stuk vlotter.

  1. Wie ben je als Functioneel Beheerder?

In de vraag naar Functioneel Beheerders wordt ingezet op zowel technische als communicatieve vaardigheden. De ultieme Functioneel Beheerder bezit de volgende eigenschappen:

Eigenschappen Functioneel Beheer

  1. Waar werk je als Functioneel Beheerder?

De Functioneel Beheerder is doorgaans op de IT afdeling van een organisatie te vinden. Vaak is er een aparte afdeling gereserveerd bij grotere organisaties die de Beheer afdeling wordt genoemd. Het komt ook voor dat Functioneel Beheer op een functie specifieke afdeling zit; bijvoorbeeld Functioneel Beheer HR die bij de HR afdeling zit, of Functioneel Beheer Finance die bij de afdeling Finance zit.

De Functioneel Beheerder komt vaak in aanraking met verschillende medewerkers binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan:

Dit zijn mensen binnen de organisatie die vaak geacht worden nauw met de systemen te werken die de Functioneel Beheerder beheert. Denk bijvoorbeeld aan key users binnen projectgroepen ter verbetering van servicemanagement, of een groep consultants/analisten die rapporteren in het systeem en de teamleiders die conclusies trekken uit de rapporten.

  1. De achtergrond van de Functioneel Beheerder

We zijn ingegaan op de eigenschappen en vaardigheden van een Functioneel Beheerder, maar waar komen Functioneel Beheerders nou eigenlijk vandaan?      

Opleiding

De Functioneel Beheerder is over het algemeen opgeleid op HBO-niveau, op zeer diverse vakgebieden. Een grote groep Functioneel Beheerders komt uit het werkveld en heeft van daaruit veel ervaring opgedaan met een applicatie en zodoende de overstap kunnen maken naar Functioneel Beheer. Met deze achtergrond kennen ze de bedrijfsprocessen vaak goed. Idealiter heeft men een HBO opleiding op het snijvlak van Business en IT. Relevante opleidingen zijn bijvoorbeeld:

  • Technische Bedrijfskunde;
  • Informatica;
  • Business & IT Management;
  • Bedrijfsinformatica.

Geen HBO, of relevante HBO? Geen probleem! Tegenwoordig bestaan voor alle vakgebieden wel opleidingen of cursussen. Zo kan je bij de LOI een cursus volgen voor Functioneel Beheerder, of bij het ROC een deeltijd HBO programma tot Functioneel Beheerder. Maar je hebt natuurlijk ook de Vakopleiding Functioneel Beheer , wat een vervolg is op hét succesvolle Handboek voor de Functioneel Beheerder van Daniël E. Brouwer.

Doorstromen

De doorstroompaden voor Functioneel Beheer zijn erg uiteenlopend en afhankelijk van de snelheid van je eigen groei. Sommigen groeien binnen 3 à 4 jaar door naar een senior Functioneel Beheerder, waar anderen daar al snel 6 à 7 jaar over doen. Dit heeft mede te maken met de omgeving waar een Functioneel Beheerder werkzaam is.

Mogelijke vervolgstappen na Functioneel Beheer zijn die van Teamleider, Business-/informatieanalist, Projectleider en Testmanager. Een andere optie is om van Functioneel Beheer door te groeien naar Informatiemanager en uiteindelijk CIO.

  1. In welke omgevingen werkt Functioneel Beheer?

We weten dat Functioneel Beheerders werkzaam zijn op het snijvlak van Business en IT. Ze beheren informatiesystemen en pakken op dit gebied veelal projecten op ter verbetering van de interne IT gerelateerde processen. Maar om wat voor systemen gaat het dan?

We praten over de CRM-systemen (Customer Relations Management), maar ook over: CSM (Customer Service Management), FMS (Facility Management System), ESM (Enterprise Service Management), ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management) en meer. Denk ook aan PaaS (Platform as a Service), SaaS (Software as a Service) en Cloud oplossingen. Veelvoorkomende systemen zijn:

ServiceNow

Dit CSM-systeem digitaliseert de workflows op het gebied van IT, Employee en Customer experience. ServiceNow is een PaaS-oplossing waarmee workflows snel en efficiënt gedigitaliseerd kunnen worden en op schaal uitgevoerd kunnen worden. Tegenwoordig waagt ServiceNow zich ook aan de optimalisatie van Facility Management met de Workplace Service Delivery module.

TOPdesk

TOPdesk is een ESM platform wat focust op IT Service Management en Facility Management. Het digitaliseert en automatiseert workflows en deze SaaS-oplossing wordt vaak gebruikt voor communicatiesysteem tussen verschillende afdelingen.

Microsoft

Microsoft kent zowel Azure als Microsoft Dynamics. Waar Microsoft Dynamics CRM-en ERP-applicaties betreft, is Azure een Cloud Computing Service. Dynamics is een SaaS-oplossing, wat betekent dat het volledig Cloud based is. Je kan Microsoft Dynamics 356 zien als een business applicatie en Azure als de infrastructuur waar de applicaties in runnen.

Planon

Ook dit SaaS-platform focust op Facility Management. Planon is een FMS wat zich focust op Facility Management en vastgoed.

SAP

Het systeem SAP is zowel een ERP, als een CRM en SCM. SAP Specialiseert zich in verschillende bedrijfssoftware die de workflows op bijna alle facetten binnen een organisatie weten te digitaliseren. Denk aan IT, Customer en Employee experience, logistiek en administratief.

Osiris

Een groot deel van de studenten die na 2000 zijn gaan studeren kent dit Student-informatiesysteem (SIS) van de Hogeschool of Universiteit. Osiris kwam in 2001 als standaardpakket op de markt en wordt nu gebruikt door 49 scholen. Vanaf 2021 komen hier ook diverse MBO-instellingen bij.

  1. Wat is er verder nog qua beheer?

Zoek ik een Applicatiebeheerder of een Functioneel Beheerder? Dat is geheel afhankelijk van de wensen binnen je organisatie, of de kennis die je mist. Daarnaast is niet bij iedere organisatie de scheiding tussen Functioneel Beheer en Applicatiebeheer aanwezig. Wij zien tegenwoordig veel Functioneel Applicatiebeheerders. Maar hoe weet je waar je mee te maken hebt?

De Applicatiebeheerder

De Applicatiebeheerder beïnvloedt de werking van de applicatie. Hij implementeert nieuwe applicaties of functionaliteiten, verbetert de werkomgeving aan de achterkant en onderhoudt de applicatie in sommige gevallen ook. In zekere mate kan je zeggen dat voor Applicatiebeheer een grotere technische kennis nodig is.

Applicatiebeheer vs Functioneel Beheer

Waar de Applicatiebeheerder bezig is met implementeren en onderhouden van de technische functionaliteiten van een applicatie en vaak ook aan de achterkant bezig is, focust de Functioneel Beheerder zich op het monitoren, luisteren, communiceren en faciliteren. Daarnaast staat de functieomschrijving van een Applicatiebeheerder omschreven in ASL (Application Services Library) en die van de Functioneel Beheerder in BiSL (Business Information Services Library).

We zien een toenemende vraag in technische kennis bij Functioneel Beheer. Zeker in kleinere of MKB-organisaties zien we dat de rollen vaak in elkaar verweven zijn.

Technisch Beheer

Hebben we dan nog meer vormen van Beheer? Het antwoord is simpel: ja, namelijk de Technisch Beheerder. In Technisch Beheer ben je niet verantwoordelijk voor de software, maar voor de infrastructuur om de software heen. De Technisch Beheerder zorgt dat de servers in de lucht blijven en goed te benaderen zijn. Dit is echter alleen het geval voor ingebouwde applicaties en niet nodig voor Cloud oplossingen. De functieomschrijving van een Technisch Beheerder staat omschreven in ITIL (Information Technology Infrastructure Library).

IT Beheer overzicht BV&P

Welke Functioneel Beheerder past bij jouw organisatie?

Ben jij voor je organisatie op zoek naar een Functioneel Beheerder? Dan moet je het onderstaande ook zeker even doorlezen! Wij vertellen je graag meer over een zoektocht naar mens en kennis.

Hardskills

Hardskills zijn belangrijk omdat dit gaat om de achtergrond en werkervaring van een persoon. We hebben het al eerder in dit artikel gehad over de opleidingen en vaardigheden van de Functioneel Beheerder. Zo is het belangrijk dat ze een IT gerelateerde opleiding hebben gedaan en de vaardigheden bezitten om technische functionaliteiten te vertalen voor de business.

Waar kan je verder nog op letten?

  • Met welke applicaties hebben ze ervaring;

Dit is belangrijk omdat dit ook een indicatie geeft voor de inwerkperiode. Wennen aan een nieuwe organisatie is een hele stap, daar horen ook een nieuwe werkwijze en systemen bij.

  • Wat voor branche hebben ze in gewerkt;

Iemand die van consultancy afkomt zal wellicht een hele cultuurshock krijgen bij een kleinschalige zorginstelling. Dit hoeft geen probleem te zijn als iemand dit graag wil. Maar zoek je specifiek iemand die ook een adviserende rol op zich kan nemen, dan raden we aan om rekening te houden met de branches van hun voorgaande werkgevers.

  • Jaren werkervaring;

Wij zeggen altijd: het aantal jaar is een indicatie, de rest wordt opgevuld met wat ze in die jaren aan ervaring hebben opgedaan. Ik vertelde al eerder dat sommige Functioneel Beheerders binnen 3 jaar een senior functie bekleden, terwijl anderen hier langer over doen. Twijfel je of iemand voldoende ervaring heeft? Ga in gesprek!

Softskills

We zien een toename in het perspectief van Softskills; die worden steeds belangrijker! Wat je je hier bij kunt afvragen is: welke eigenschappen zoek je in een nieuwe Functioneel Beheerder?  

Team

Nu duidelijk is met welke systemen iemand kan werken, welke branche ervaring iemand heeft en in hoeverre iemand door de wol geverfd is, is de bingo-kaart bijna vol. Maar om nou echt BINGO te kunnen roepen, is het zaak om te kijken naar het team waar iemand in komt te werken. Leeftijd, opleidingsniveau, doorlooptijd en senioriteit spelen hierin mee. Maar zeker ook de bedrijfscultuur. Probeer te bedenken, wat past bij jullie team? De mensen met wie de Functioneel Beheerder dagelijks samen werkt, hoe is de dynamiek, wat is kenmerkend? Een aantal uitliggende uitspraken zijn:

“Wij hebben allemaal het hart op de tong, iedereen zegt wat ‘ie denkt, maar daarom kunnen we ook veel met elkaar lachen en is er veel vertrouwen.”

“Hier houdt iedereen echt van het onderwijs, de maatschappelijke insteek en een bijdrage kunnen leveren aan een groter geheel staat voorop.”

“We zijn een erg hecht team, elke woensdag gaan we samen wandelen en op vrijdag kun je meedoen met een spelletjes middag.”

“Allemaal harde werkers zijn we hier, we draaien graag een uurtje extra als dit bijdraagt aan het teamresultaat.”

Wellicht is er één waarvan je nu denkt, dat is typisch onze organisatie! Of heb je nu zelf een andere leus in je hoofd die jullie dynamiek goed samenvat.

Passend of aanvullend?

Vervolgens ga je bedenken wie er goed bij past. Zoek je een echte verbinder of analyticus voor je team, mis je één bepaald type? Of is het team heel divers en is de specifieke kennis de behoefte? Hierbij is het belangrijk om een knoop door te hakken, wil je iemand die goed past in het team, die zich snel thuis voelt en goed in de groep ligt? Of wil je iemand die een aanvulling is, met de uitdaging de dynamiek te veranderen?

DISC BV&P

 

Alle kleuren van de regenboog

Er zijn verschillende toegankelijke manieren om zicht te krijgen op het persoonlijkheidstype wat voor jou de Ultieme Functioneel Beheerder compleet maakt. De DISC is er één die veel wordt gebruikt. Hierbij wordt een verdeling gemaakt tussen Dominant, Invloedrijk, Stabiel en Consciëntieus. Het idee is dat alle letters, representatief voor een kleur, relevant en waardevol zijn. Het liefste heb je een balans tussen bedachtzaam en initiatief van de ene kant en een balans tussen taakgericht en mensgericht aan de andere kant. Ook zijn er online verschillende tests en quizzen te vinden om te kijken welke persoonlijkheidstypes er al in het team zitten. Zo is bijvoorbeeld de ‘16 personalities Test’ een gratis test van <10 minuutjes die op verschillende vlakken kijkt wat jou het meeste aanspreekt. Naast informatief, is het ook leuk en leerzaam om van elkaar te weten en leren wie bij je past! Wist je dat wij onder andere een ‘Oprah Winfrey’, een ‘Danny Glover’ en een ‘William Shakespeare’ in het team hebben?

Recruitmenttips

Nu de Ultieme Functioneel Beheerder is gedestilleerd, moeten we alleen nog op zoek naar de pot met goud onderaan de regenboog! Wij helpen je graag met het schetsen van een passend profiel voor jullie organisatie en doen vervolgens een doelgroep analyse. We nemen de hardskills mee in onze zoektocht. Als we de mensen hebben gevonden met de juiste skills, gaan we in de opvolgende gesprekken ook in op hun intrinsieke motivatie, hun team skills en -behoeften en kijken wij niet alleen naar een culture-fit, maar ook naar de culture-add. Ons uitgangspunt is hierbij diverse keus te bieden en met jouw input en terugkoppeling de mogelijkheid te creëren een duurzame relatie op te zetten.

 

Meer weten? Neem vandaag nog vrijblijvend contact met ons op.

 

 

Reageer

CAPTCHA ImageNieuwe codeSpeel de code af