5 tips voor het nieuwe werken

Door: Max van den Bos 31-3-2021

Categorieën
:
Ontwikkelingen in ICT,

5 tips voor het nieuwe werken

#katopschoot #lunchenindezon #jeeigenkoffie

We worden er onderhand mee doodgegooid; het “nieuwe normaal”, het “nieuwe werken” en nog veel meer zogenaamd opbeurende spreuken om je dag mee door te komen in deze pandemie. De gedachte is leuk, maar als je kinderen weer eens door je meeting heen schreeuwen, dat pakketje net op een vervelende tijd bezorgd wordt of wanneer jij je beseft dat je weer een dag niet buiten bent geweest dan ben je er toch écht even klaar mee.

Afbeelding met persoon, donker, gekleedAutomatisch gegenereerde beschrijving

 

De term “Het nieuwe werken”, is ons niet onbekend. Een aantal jaar voor de Coronapandemie werd het al geroepen. Zelfsturende teams, meer kantoortuinen en minder ‘in hokjes denken’. Het nieuwe werken stamt al uit de vorige eeuw. De Desenco groep zegt in 1993 “Het Nieuwe Werken”, te hebben geïntroduceerd. Ondertussen is het een term die je vrijwel overal terug kan vinden.

Maar wat houdt het nieuwe werken nou precies in? En hoe doe je dat eigenlijk? In hoeverre heeft het ook iets te maken met de huidige crisis? Hier zijn natuurlijk meerdere theorieën met onderbouwingen voor, daarom wil ik je als lezer meenemen in hoe deze Pandemie ons beeld van “Het Nieuwe Werken”, drastisch heeft weten te veranderen.

 

“Het nieuwe normaal” is tevens ook “Het nieuwe werken” geworden.

We nemen een stap in de toekomst. “Code rood” is voorbij en langzamerhand gaan we weer terug naar het leven wat we gewend zijn. De terrassen zijn weer open, een vakantie naar het buitenland is weer mogelijk en de kinderen, groot en klein, gaan eindelijk weer naar school. Maar ook de spits vol files en drukte, automaatkoffie en je nét iets te leuke collega’s waardoor je minder aan je werk toekomt zijn allemaal weer terug. Wil jij volledig terug naar hoe het was?

  1. Niet alles hoeft op locatie

Dat is misschien wel het belangrijkste wat we in deze pandemie hebben geleerd. We hoeven niet voor álles op kantoor te zijn. Zelfs korte klantafspraken zijn goed telefonisch of digitaal in te plannen. Natuurlijk is het prettig om te kunnen sparren met je collega’s, maar de meesten hebben ook tijd nodig voor administratieve werkzaamheden, of vinden het prettig om een dag vol afspraken vanuit huis te regelen.

Door het kantoor en thuiswerken af te wisselen kan dit de volgende voordelen opleveren:

Een afwisseling in ruimte, locatie of mensen om je heen kan wonderen doen voor je concentratie, productiviteit en creativiteit. De één kan kiezen voor meer rust door een dag vanuit thuis te werken, de ander wil juist die extra prikkeling van een andere omgeving voor

inspiratie of om een patroon te doorbreken (denk ook aan werkcafés en restaurants).

Dag in en dag uit in de file staan; het hoorde voor velen bij het dagelijkse ritme. Een aantal dagen de spits met alle prikkelingen die erbij horen kunnen vermijden, of later naar kantoor kunnen komen gaat wonderen doen voor iemands emotionele en mentale gesteldheid. Dit werkt ook weer in het voordeel van de productiviteit.

Groeit jullie bedrijf zo hard dat er steeds meer kantoorruimte nodig is? Kan je die groei nog bijhouden of dreig je te moeten verhuizen? Wanneer mensen steeds vaker vanuit huis of flexibele werkplekken gaan werken heb je automatisch ook minder vaste ruimte op kantoor nodig. Maak een kantoorrooster waar men zich kan aanmelden en faciliteer meer flexplekken.

  1. Flexibele uren

De één houdt van het klassieke 9 to 5, maar de ander zou het liefste van 5 to 9 werken. Nu begrijpen we dat dit niet bij iedere baan even goed geregeld kan worden. Maar geef je medewerkers en teams de ruimte om toch wat meer te kunnen spelen met de uren. Neem bijvoorbeeld het Scandinavische model: daar werkt men gemiddeld 6h per dag. Onderzoek wijst uit dat de productief gelijk is aan 8h werken of zelfs verhoogd wordt én de sociale en mentale gesteldheid gaat er enorm op vooruit.

En waarom zouden we er niet af en toe een Spaanse Siesta bij pakken? De zon doet ons goed, evenals buiten zijn. Snel een boterham naar binnen proppen tijdens je 20 minuten wandeling in de pauze is te gehaast om daadwerkelijk even te ontspannen. Neem een pauze van een uur; smeer een heerlijke boterham of maak een lekkere salade die je vervolgens in de tuin opeet. Maak een wandeling en geniet van de zon. Vervolgens ben je weer helemaal fris om je op de volgende zaken te storten.

Wij hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid om buiten te sporten; we zorgen dat er twee uur geen afspraken gepland worden waarin iemand de fiets pakt, of zijn/haar hardlopen schoenen aantrekt om even te knallen. Vervolgens halen we die uren in de ochtend of avond weer in.

Werk jij op een afdeling, als bijvoorbeeld Support, waar het lastig is om flexibel om te gaan met je uren? Plan het in! Maak met je team afspraken zodat je zorgt dat er altijd iemand aanwezig is, maar je wel in de gelegenheid komt dat je even wat langer van het weer kan genieten. Of doe je bila of overleg eens terwijl je samen een rondje loopt!

  1. Meer verantwoordelijkheid

Met de bovenstaande punten wordt het gevoel van verantwoordelijkheid bevorderd. Om dit af te maken is het belangrijk dat op de werkvloer een gevoel van gelijkheid heerst. Kleinere verschillen in loon, parkeerpaaltjes met namen van directieleden afschaffen en een betere band opbouwen met je collega’s verhoogt de betrokkenheid bij het bedrijf en daarmee ook iemands verantwoordelijkheidsgevoel. En zoals één van onze opdrachtgevers altijd zegt:

“Onze werknemers dragen de kennis om ons bestaan tot een succes te leiden,” – Frank Fielmich, HR Professional bij Plat4mation

Iemand die zich niet betrokken voelt en werkt omdat het ‘moet’, gaat ook nooit dezelfde prestaties leveren als een gelijke die met plezier voor het werk iedere dag opstaat. Bevorder betrokkenheid en weg met hiërarchische mentaliteit.

  1. Virtueel of Fysiek

10 digitale meetings achter elkaar; ik heb daadwerkelijk laatst iemand gesproken waarbij zijn gemiddelde werkdag er zo uitzag. Dat zuigt natuurlijk energie! Maar 10 van die fysieke meetings kunnen ook veel energie van je eisen, nog niet te spreken over de reistijd natuurlijk.

Om te voorkomen dat je constant voor een scherm zit, of je continue onderweg bent, kan je het ook afwisselen! Kijk kritisch naar welke meetings écht fysiek moeten plaatsvinden en bij welke meetings een virtueel kopje koffie ook prima is. Door de mogelijkheid om dit af te wisselen krijg je in een kortere tijd veel meer gedaan, zonder dat het je teveel energie kost.

  1. Als niet nu, wanneer dan?

Er wordt dus al jaren geroepen dat het nieuwe werken echt de toekomst is. Met de coronacrisis hebben we gezien dat veel van de benoemde punten gedwongen toegepast moesten worden en dat dit nog prima kan werken ook! Daarom een oproep voor heel Nederland:

If not now, then when?

In feite staat alles klaar om met het nieuwe werken van start te gaan. Probeer dingen uit, kijk wat het doet met je medewerkers en productiviteit en laat je medewerkers ook deel uit maken van dit proces. Uiteindelijk is een blije werknemer een medewerker die zich beter inzet ten goede van de organisatie. Een aantal tips om van start te gaan zijn:

Hoe zien de afdelingen en de teams er binnen de organisatie uit? Voor welk team zou wat gedaan kunnen worden? Laat de managers met hun teams aan de tafel zitten om te kijken hoe processen en werksituaties verbeterd kunnen worden in het voordeel van de Employee Experience.

In Nederland kennen we al een ‘open deuren beleid’ en de ‘kantoortuinen’. Maar kijk hoe je de organisatie verder plat kan maken. Je kan bijvoorbeeld naar het Scandinavische model kijken, maar ook zeker je eigen gevoel (en die van je medewerkers) blijven volgen in de keuzes.

Met de coronacrisis, een Pandemie die veel in ons land teweeg heeft gebracht, is het logisch dat keuzes voor de toekomst maken op dit moment lastig is. Wij willen accentueren dat “Het Nieuwe Werken”, geen toekomstplan is. Het is een manier van werken die door de implementatie van nu, het beeld van werken in de toekomst veranderd. 

Hoe kijk jij tegen het nieuwe werken aan? Zijn er zaken die de implementatie tegenhouden of weet je niet waar je moet beginnen? Onze Consultants sparren niet alleen met je over Werving & Selectie, maar kijken ook graag mee naar werkplekverbetering: Scandinavisch, Spaans of een mix, maar in elk geval passend bij jou(w organisatie). Neem vandaag nog contact op!